С переходом на электронный документооборот многие задаются вопросом: осталось ли место для привычных бумажных документов в профессиональной сфере? Электронная трудовая книжка стала одним из самых обсуждаемых нововведений последних лет, кардинально изменив подход к учету трудового стажа. Однако, несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки (ТК) для ряда работников по-прежнему актуальны, а их правильное ведение и хранение — это зона ответственности каждого кадровика и бухгалтера. В 2026 году действует гибридная система, требующая от работодателей безупречного знания правил для обоих форматов. Чтобы избежать ошибок, штрафов и проблем для сотрудников, важно следовать пяти ключевым правилам ведения записей как в бумажных, так и в электронных трудовых.
Правило 1: Четкое определение статуса и информирование сотрудника
Первый и фундаментальный шаг — понимание, в каком формате ведется учет для конкретного работника. Напомним, что с 2021 года все вновь принимаемые сотрудники автоматически подключаются к системе электронных трудовых книжек (ЭТК). Данные об их трудовой деятельности формируются и хранятся в цифровом виде в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
Для работников, принятых до этого срока, действовало право выбора: остаться на бумажной ТК или перейти на электронную. Поэтому в 2026 году работодатель обязан:
Точно знать статус каждого сотрудника (электронная или бумажная ТК).
Хранить бумажную ТК в сейфе, если работник не перешел на электронный формат.
Своевременно вносить записи в соответствующий формат. Критическая ошибка — дублирование информации: если работник перешел на ЭТК, новые записи вносятся только в электронном виде, а бумажная книжка хранится до увольнения и затем выдается на руки с отметкой о выдаче.
Работник имеет право в любой момент запросить информацию о своих записях в ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или у работодателя.
Правило 2: Безупречное оформление записей в бумажной трудовой книжке
Для тех сотрудников, кто сохранил бумажный носитель, действуют неизменные строгие правила оформления, регламентированные Постановлением Правительства № 225. Их нарушение может привести к признанию записей недействительными и проблемам при подсчете стажа.
Аккуратность и грамотность: Все записи вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Не допускаются помарки, сокращения, зачеркивания. Используются только арабские цифры.
Полное соответствие документам: Записи о приеме на работу, переводе, наименовании должности должны дословно повторять формулировки из приказа (распоряжения) работодателя. Нельзя писать «принят по совместительству» — только «принят в такой-то отдел на должность такую-то».
Порядок нумерации и дат: Каждая запись получает свой порядковый номер. Даты указываются полностью: число и месяц — двузначными цифрами, год — четырехзначными (например, 12.03.2026).
Своевременность: Запись должна быть внесена в течение недели с момента издания приказа, а с ее содержанием работник обязан быть ознакомлен под подпись.
Пренебрежение этими, казалось бы, простыми нормами — прямой путь к необходимости оформления дубликата трудовой книжки, что является сложной и трудоемкой процедурой.
Правило 3: Корректное формирование электронной трудовой книжки
Записи в ТК электронного формата формируются иначе, но требуют не меньшей скрупулезности. Работодатель передает сведения в ПФР в составе ежемесячной отчетности по форме СЗВ-ТД.
СЗВ-ТД как основной инструмент: Эта отчетность подается не только при приеме или увольнении, но и при любом кадровом событии (перевод, изменение наименования должности, установление совместительства и т.д.). Подача формы в течение месяца с события — обязанность работодателя.
Точность кодов и дат: В форме используются строгие коды кадровых событий (например, «ПРИЕМ» — прием на работу, «УВОЛ» — увольнение). Ошибка в коде исказит всю историю работника. Даты событий и приказов должны быть точными.
Ответственность за данные: Работодатель является первоисточником информации для ЭТК. Переданные некорректные сведения придется исправлять, подавая уточненную форму СЗВ-ТД.
Важное преимущество ЭТК — сотрудник всегда имеет к ней доступ, а данные защищены от потери или порчи. Но это не снимает с работодателя ответственности за своевременную и правильную передачу информации.
Правило 4: Порядок исправления ошибок и выдача дубликата
Ошибки неизбежны, но важно уметь их правильно исправлять. Процедура кардинально различается для двух форматов.
В бумажной ТК: Неверная запись признается недействительной путем аккуратного зачеркивания. Ниже вносится правильная формулировка с указанием номера и даты приказа, на основании которого сделано исправление. Использование корректора, вырывание страниц недопустимо. В случае утери, порчи или хищения книжки оформляется дубликат трудовой книжки. Это сложный процесс, требующий от работодателя запросов подтверждающих документов со всех предыдущих мест работы сотрудника. Все восстановленные сведения вносятся в дубликат с пометкой «Дубликат».
В электронной ТК: Исправление происходит через подачу корректирующей формы СЗВ-ТД с правильным кодом события и данными. ПФР обновляет информацию в системе. Понятие «дубликат» для ЭТК отсутствует — доступ к полной и актуальной истории открыт всегда.
Правило 5: Синхронизация и архивное хранение
Финальное правило касается управления переходным периодом и долгосрочной ответственности.
Отсутствие дублирования: Нельзя вносить одну и ту же запись и в бумажную, и в электронную книжку. Это создаст путаницу. Формат определяется статусом работника.
Архив бумажных ТК: Даже после полного перехода на электронный формат, работодатель обязан хранить бумажные трудовые книжки (в которых есть записи) уволенных сотрудников не менее 50 лет. Это архивированные оригиналы документов, которые могут быть затребованы для подтверждения стажа в спорных ситуациях.
* Дисциплина отчетности: Регулярная и безошибочная сдача СЗВ-ТД — новая рутина для кадровой службы. Автоматизация этого процесса с помощью профессиональных бухгалтерских или кадровых сервисов минимизирует риски.
Таким образом, правила ведения трудовых книжек в 2026 году требуют от работодателя гибкости и глубокого знания двух параллельных систем. Ключ к успеху — в четком администрировании статуса каждого сотрудника, безупречном оформлении документов в выбранном формате и понимании процедур исправления ошибок. Грамотный подход не только избавит компанию от проверок и штрафов, но и обеспечит вашим сотрудникам гарантированное и корректное формирование их трудовой истории — основы будущей пенсии и карьерного пути.
